1. L’enregistrement des fichiers

Le transcripteur, après avoir récupéré, sous format PDF, le scan à transcrire a travaillé sur Word à partir d’une feuille de style commune à tous, et a enregistré son fichier avec une dénomination permettant d’identifier chaque (nomduscan-année-mois-typededocument : ex : 100110195-1977-OJ »).

Un PDF pouvant contenir un ou plusieurs documents (ordre du jour (OJ), compte-rendu de réunion (CR) ou convocation (CV), il a parfois été nécessaire de créer plusieurs documents Word pour un même PDF.
 

Remarques

Lors de deux réunions dans le même mois, il a été demandé aux transcripteurs de préciser le jour de chaque réunion dans le titre des deux fichiers Word. Dans le cas de deux convocations pour un même mois, le jour de l’envoi a été précisé dans le nom des deux fichiers Word.

Lors d’un ou plusieurs comptes rendus, ordres du jour ou convocations pour une même réunion, les transcripteurs ont respecté la règle suivante : si les textes sont identiques, pas de deuxième transcription ; en cas de variante, une deuxième transcription a été effectuée avec deux versions distinctes insérées dans le même document Word. 

2. Le cadre des métadonnées

Un même cadre de métadonnées a été créé pour les différents documents (ordre du jour, compte-rendu et convocation) :

les convocations impliquaient de remplir les cases : numéro de scan, numéros de page du PDF, type de document, date d’envoi, initiales du nom de l’expéditeur, lieu de la réunion et destinataire.

Pour les comptes rendus et ordres du jour, tous les champs été requis sauf les champs « destinataire » et « expéditeur ».

Seules les initiales ont été indiquées pour les oulipiens, tandis que pour les « non-oulipiens », le nom entier a été inséré dans le cadre des métadonnées.

Les oulipiens déjà indiqués dans les champs « président » ou « secrétaire » ne réapparaissait pas dans la liste des présents afin d’éviter des redondances.

Exemple de cadre des métadonnées rempli pour un CR

Numéro de scan* :  10010016    

Numéros de pages* :  1   à   4   

Type de document : CR (CR pour compte-rendu avec ou sans ordre du jour, Convocation ou Autre)

Date :  16/02/1962 (dd/MM/yyyy)

Lieu :      

Président : RQ  

Secrétaire :  T.CHERNOZIUM    

Autres oulipiens présents :  JD NA JL FLL JB  (initiales seulement,  séparées par des espaces)

Invités :  XX   

Expéditeur :      

Destinataires :      

Remarques

le numéro indiqué dans le cadre des métadonnées est celui des pages du PDF et non des numéros imprimés sur les documents scannés.

Pour les convocations, seule la date d’envoi a été prise en compte dans le cadre des métadonnées. En l’absence exceptionnelle de date d’envoi, aucun champ n’a été rempli et le fichier Word a été enregistré avec la date de réunion correspondant.

Le lieu de la réunion est systématiquement mentionné y compris pour les convocations. C’est le lieu de la réunion qui est pris en compte, non le lieu où a été écrite la lettre.

Les initiales sont réservées aux oulipiens. Lorsqu’un pseudonyme est utilisé pour un oulipien, l’usage a été d’inséré les initiales du nom entre crochets.

Lorsque l’invité n’est pas encore un oulipien ou lorsqu’il est un oulipien en devenir, les initiales ou le nom entier ont été inséré dans le champ « invité » (non dans le champ « oulipiens présents »).

Lorsqu’un invité est mentionné sous la dénomination « esclave », celui-ci est inséré dans le champ « invité » et signalé par une note.

3. Principes de transcription 

Les archives de l’Oulipo sont abordées ici d’un point de vue documentaire (et non poétique ou littéraire), un parti pris a été adopté par l’équipe, celui de ne transcrire que le contenu et non les aspects formels, visuels et graphiques des documents qui sont perceptibles par l’image du document située en vis-à-vis du texte transcrit.

• La mise en page originale n’est pas reproduite, seuls les changements de paragraphe et de page, les éléments en liste, les notes de bas de page, sont reproduits tels quels.
• Les abréviations sont quant à elles complétées et les fautes d’orthographe corrigées (sauf si la version fautive est volontaire et signifiante).
• L’orthographe des noms propres a été transcrite selon quelques règles :
  • Les tournures employées servant à désigner une personne ont été reproduites à l’identique. Exemples : RQ ; R.Q ; R. Queneau ; etc.
  • Dans le cas d’un nom incomplet et s’agissant d’une personne non-oulipienne, le nom ou prénom a été rajouté entre crochets.